Pasti anda sudah tahu cara Email formal dalam melakukan sesuatu pekerjaan. Kebiasaannya cara email formal dilakukan bagi memohon pekerjaan, mohon bantuan dan sebagainya.
Namun, buat anda yang lupa atau belum tahu cara Email formal, disini kami telah menyediakan cara email formal dengan mudah dan jelas untuk difahami.
Panduan dan Cara Email Formal untuk Pelbagai Urusan Rasmi
Isi Kandungan
- Alamat Email Professional
Perkara pertama yang perlu dilakukan ialah penggunaan alamat email yang professional.
Alamat email yang terbaik adalah alamat email yang menggunakan nama penuh.
Contohnya: [email protected] atau [email protected]
- Penerima
To
Alamat email penerima.
Sebaik-baiknya 1 emel penerima sahaja untuk setiap emel yang dihantar.
OCC
Carbon Copy (Salinan Karbon)
Hanya sebagai makluman, penerima tidak perlu membuat apa-apa tindakan dari emel itu
BCC:
Blind Carbon Copy
- Subjek Email
Menulis subjek email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email anda.
Subjek email adalah pengenalan kepada pembaca, untuk penerima/pembaca mengetahui apa isi kandungan email anda.
Tidak perlu berjela-jela.
Jangan sekali-kali tulis kandungan emel di bahagian subjek
- Salutation
Salutation yang standard digunakan dalam emel-emel bahasa Inggeris ialah Dear Sir/Madam atau Dear (diikuti nama penerima)
Bagi penulisan rasmi dalam bahasa Melayu pula, kita selalunya menggunakan salutation mengikut pangkat seseorang itu sama ada Tun/Tan Sri/Dato’/Datin/Tuan/Puan/Saudara / Saudari.
Harus peka dengan pangkat yang berkenaan dengan jawatan seperti Professor, Dr., Kapten, Sarjan.
Salutation juga amat penting untuk gambaran awal kepada penerima sama ada penghantar itu menghormati penerima ataupun tidak.
- Ayat yang Ringkas dan Padat
Emel dicipta untuk memudahkan dan meringkaskan kerja seharian kita.
Oleh itu, penulisan emel perlu lah juga diringkaskan tapi mesej dapat difahami oleh penerima.
Ayat emel yang baik juga memberikan gambaran imej personaliti seseorang itu, sama ada professional, matang, berpelajaran atau sebaliknya.
- Pemerengganan
Jangan lupa untuk membuat perenggan semasa penulisan emel.
Elakkan menulis isi kandungan emel anda dalam satu perenggan yang panjang.
- Ejaan
Setiap kali sebelum menghantar emel, biasakan diri untuk membaca kandungan emel sekali atau dua kali.
Kenal pasti kesalahan ejaan, tarikh, masa dan sebagainya yang telah ditulis.
Elakkan dari membuat kesalahan kecil seperti ini
Elakkan juga penggunaan ‘short form’
- Pilihan Tetapan Font
Kita boleh memilih dan menetapkan font untuk emel kita di dalam ‘setting’.
Pilihlah jenis dan saiz font yang kemas, mudah dibaca dan kelihatan korporrat.
Contohnya, Times New Roman, Arial dan Calibri.
Size font juga jangan terlalu besar atau terlalu kecil.
- Elakkan Penggunaan Bold dan Caps Lock.
Bold digunakan untuk menegaskan sesuatu perkara.
Jadi, boldkan ayat apabila perlu sahaja.
Caps Lock atau huruf besar dalam semua ayat juga boleh menyebabkan penerima tidak senang untuk membaca emel anda.
Selain itu, huruf besar juga membawa maksud yang seseorang itu sedang marah.
- Tanda Васа
Elakkan penggunaan tanda baca yang berlebihan dan letaklah ditempat yang diperlukan sahaja.
- Signature
Kebiasaannya, dibahagian signature, akan disertakan nama, jawatan, syarikat/jabatan, contact details, website, atau alamat.
Semua ini adalah penting untuk memberi imej yang baik.
Jika anda merujuk dan mengikuti cara email formal ini anda pasti mendapatkan penulisan yang baik dan kemas.
Contoh Kesalahan Lazim Dalam Penulisan Email Formal
Penulisan Esei Panjang Dalam Subject
Kesalahan yang biasa dilakukan dalam penulisan emel ialah menulis karangan di bahagian subject. Elakkan tulis esei panjang dalam subject, tulis sedikit maklumat penting di bahagian penulisan.
Tidak Tulis Pengenalan Ayat Sebelum Sertakan Resume
Sebelum menyertakan apa-apa dokumen penting terutamanya resume, tulis pengenalan ayat terlebih dahulu.
Tidak Sertakan Sedikit Maklumat Diri Sebelum Sertakan Resume
Tuliskan sedikit maklumat tentang diri sebelum menyertakan resume anda.
Sebagai contoh, nama, tempat tinggal, tempat belajar dan sebagainya.
Tulis Email yang Panjang dan Tidak Kemas
Bagi mendapatkan email dan baik, penulisan esei dalam email anda mestilah jelas dan kemas. Email yang kemas mestilah mengandungi salutation dan pemerengganan yang baik. Ini akan membuatkan pembaca tertarik dengan email anda.
Soalan FAQs Berkenaan Cara Email Formal
Apa yang perlu disertakan dalam baris Subject email formal?
Baris subject perlu ringkas dan menjelaskan tujuan utama email seperti “Permohonan Bantuan Mangsa Banjir”
BAgaimana cara menyampaikan salam pembuka dalam email formal?
Gunakan salam pembuka yang sesuai seperti “Salam Sejahtera” atau “Salam Hormat”
Adakah format penulisan alamat email penerima berbeza dalam email formal?
Ya, dalam email formal, alamat email penerima perlu ditulis dengan jelas dan tepat, seperti “[email protected]“
